Appel à projets : Nos 4 conseils automatisation

Organiser un appel à projets est un travail de fourmis, très souvent fastidieux et demandeur de beaucoup d’attention. Chez Selecteev nous en avons vu des milliers et nous avons fait un constat qui nous a donné envie de développer notre solution. Ce constat s’articule autour de 3 points principaux :

• Les porteurs d’appel à projets sont très souvent isolés
• Il n’existe pas d’outil dédié aux porteurs
• 80% du temps alloué aux appels à projet est à faible valeur ajoutée

Évoluant dans le monde de la technique et de l’ingénierie nous avons voulu apporter une solution pour apporter une solution afin :

• D’accompagner les porteurs dans leur quotidien
• Créer un outil regroupant tous les besoins de ces derniers
• Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée

Nous allons aujourd’hui vous donner nos 5 conseils et idées afin d’automatiser une partie de vos appels à projets.

Conseil n°1 : Identifiez ce que vous faites machinalement et de façon récurrente

Automatiser pour automatiser ce n’est pas la solution viable. Toute automatisation passe au préalable par une phase d’analyse. Cette phase doit vous permettre de pointer du doigt deux choses :

• Les tâches que vous ne souhaitez plus faire parce que vous n’aimez pas les faire tout simplement
• Les tâches répétitives qui suivent une sorte de schéma, c’est en quelque sorte celles qui constituent votre routine

Cette analyse vous permet de mettre des mots sur votre organisation et de ce que vous faites au quotidien. La démarche d’automatisation est avant toute chose la recherche de l’amélioration de votre quotidien au travail !

Conseil n°2 : Cherchez les lieux communs entre chacune des tâches d’une routine

On appelle cela la recherche d’un pattern. Un pattern c’est une mécanique similaire observée à plus de deux endroits différents. Nous allons expliquer cela au travers d’un exemple pratique :

Lors de la sélection de mes dossiers de candidature ma routine est de poser la question A B et C à chacun de candidat. Si le candidat me répond « Non » à la question C, je disqualifie ce candidat.

Ceci est un pattern, car je répète toujours la même série d’action aux mêmes conditions. J’ai donc ici trouvé une des clés potentielles pour une automatisation et donc un gain de temps non négligeable au quotidien si cette tâche se fait toute seule.

Conseil n°3 : Découpez votre pattern et placez des actions sur ses phases opérationnelles

Vous avez trouvé votre pattern et souhaitez maintenant l’automatiser. Soyez méthodique ! Mettez sur papier ou autre support le parcours que vous empruntez afin de réaliser l’action.

Reprenons l’exemple ou nous l’avons laissé. Votre pattern est l’élimination d’un candidat sous condition. Quand vous faites cela vous :

Consultez les réponses aux questions > Allez à la question C > La réponse est « Non » > Vous mettez à jour votre suivi et le disqualifiez > Vous envoyez un mail de refus au candidat.

Nous comprenons alors que l’automatisation de vos process est donc une histoire de standardisation et que tout est basé sur une relation de cause à effet.

Conseil n°4 : Créez votre propre automatisation

Beaucoup de solutions existent sur le marché pour lier vos logiciels entre eux et ainsi créer des causes à effet entre eux. Nous réfléchissons donc comme cela : si tel logiciel capte la donnée A alors mon autre logiciel fait telle action. Il vous faudra un niveau avancé pour créer par vous même des boucles d’automatisation entre vos différents logiciels.

C’est pour cela que chez Selecteev nous avons développer tout à l’intérieur de notre solution. La prise d’information se faisant généralement sur le formulaire de candidature dans un appel d’offre, nous vous offrons la possibilité de créer votre formulaire sur mesure. Chaque champ est lors compris par le logiciel comme une condition. Vous pouvez donc communiquer automatiquement avec vos candidats de façon automatisée.

De plus ces boucles sont mesurées et donc accessibles directement sur nos dashboards pour mesurer votre performance.

Certains de nos clients avec des AAP avec plusieurs milliers de candidatures ont pu économiser énormément de temps et de moyens grâce à celà !