La méthode ultime pour bien évaluer un projet
Pourquoi créer un processus d’évaluation est il important ?
Un process d’évaluation peut sembler fastidieux sur le papier mais c’est capital pour la réussite de vos appels à projets ! L’intérêt c’est qu’une fois que vous avez fait le premier c’est à peu près toujours la même mécanique ! Mais à quoi cela pourrait servir ?
Primo, ce process est une parade aux oublis dans un projet ! En effet si vous passez à côté de vos objectifs, de vos cahiers des charges ou de vos formulaires cela peut être embêtant, vecteur d’urgence et de stress !
Secundo, le process c’est le mécanisme qui vous permet de mettre de côté vos états d’âme. Quand vous mettez la tenue de l’évaluateur, vous vous devez d’être juste, impartial et objectif ! En ayant balisé et cadré votre évaluation, vous vous mettez à l’abri de faire appel à vos propres sentiments !
Tertio, prendre du temps pour établir le process est en réalité un gain de temps ! Une fois lancé, plus besoin de réfléchir à ce que vous devez faire ou de dire à votre équipe la prochaine étape ! Tout est écrit de façon précise, ainsi tout le monde va dans le même sens sans perdre de temps !
Construire son processus d’évaluation en 9 étapes
1. Définissez les objectifs de votre projet
En tant qu’organisateur d’appels à projet, il vous faudra une vision claire et établie. C’est cette vision qui conditionnera tout votre appel. Elle vous permettra ainsi de pouvoir vous faire comprendre de façon très efficace. Ainsi cette vision se décline en 2 parties :
- D’où vous partez
- Ou vous souhaitez aller
Un parfait exemple est ce que présente Women In Africa, que nous avons la chance d’accompagner chez Selecteev. En 4 lignes WIA réussit à clairement asseoir son projet :
“Au travers de son programme WIA 54, WIA s’engage à soutenir 10 000 femmes entrepreneuses africaines d’ici à 2030 via formation, mentorat, communication et accès au financement. Notre objectif est de contribuer à la création de 100 000 emplois et de contribuer à générer 10 milliards de dollars de revenus à l’économie Africaine d’ici 2030.”
Définir votre vision vous permettra au moment de l’évaluation de sentir le “fit” avec le candidat au premier coup d’oeil !
2. Identifiez les parties prenantes
Avant de lancer quelconque appel à projet et pour avoir une phase d’évaluation fluide, nous vous conseillons de bien lister les parties prenantes. Pour cela nous vous conseillons de faire très simplement le match entre chaque tache et ses opérateurs.
La méthode la plus efficace pour faire cela et suivre le projet est de s’appliquer à décliner une matrice RACI. La matrice vous permettra de planifier à l’avance les responsables, les éxécutants, les informés, pour chacune des tâches. RACI pour :
- Responsible pour réalisateurs ;
- Accountable pour autorités ou responsable ;
- Consulted pour consultés ;
- Informed pour informés.
Téléchargez ici un modèle gratuit de Matrice RACI !
3. Rédigez un cahier des charges clair et précis
Rédiger le cahier des charges vous permettra de définir clairement et de manière fonctionnelle vos attentes et vos contraintes. Il spécifie l’objectif de votre appel de l’initiation jusqu’à la mise en place finale. C’est très important pour vos candidats afin qu’il puissent répondre avec des éléments pertinents. Il servira aussi en interne afin d’accorder les parties prenantes entre elles !
4. Publiez votre formulaire et lancez l’appel à projets
Construisez le formulaire de candidature intelligemment et en pensant à l’avenir. Sur la suite de la chaine vous aurez une évaluation à prévoir. Avez vous envie de trier plusieurs centaines de candidatures à la mano ? Je ne penses pas.
Flaguez les “nogo” au niveau de vos candidats et construisez des questions fermées par rapport à cela.
5. Faites un tri automatique grâce aux questions “éliminatoires”
Au moment de l’évaluation Selecteev et son AAP ROOM vous permettra d’éliminer automatiquement les candidats qui ont répondu spécifiquement sur des questions fermées.
Le workflow est simple mais terriblement efficace :
Réponse non attendue ou mauvaise > Elimination de la candidature > Mail automatique de refus envoyé au candidat.
C’est une fonctionnalité qui a permis d’éviter des heures de travail fastidieuses à nos clients !
6. Pour encore affiner vous pouvez programmer un entretien téléphonique
Pour les meilleurs dossiers n’hésitez pas à programmer un petit entretien téléphonique pour sentir l motivation et le niveau de compétence de votre candidat !
7. Organisez une présentation physique de vos candidats
Enfin pour les phases finales, n’hésitez pas à les rencontrer en physique. Essayez de construire cette rencontre autour des différents piliers d’évaluation. Demandez alors à chaque évaluateur d’être présent et de préparer la discussion sur son propre scop.
8. Assurez vos arrières et vérifier les antécédents des candidats
Pour les derniers candidats n’hésitez pas aussi à vérifier les antécédents de vos candidats tant au niveau de leur réputation que de leurs précédents projets.
Soyez sur de pouvoir travailler avec des tiers de confiance, c’est très important pour s’éviter les mauvaises surprises.
9. Formulez une réponse et une offre au candidat sélectionné
N’hésitez pas à formuler une réponse positive bien construite. Cette réponse devra contenir les résultats de l’évaluation, les points positifs et les points d’attention.
Vous pouvez aussi y inclure les étapes à venir afin de planifier l’après évaluation et le début du projet.
Ça y est normalement vous avez le haut du panier et vous pouvez lancer votre projet en toute sérénité avec des parties prenantes alignées avec vos valeurs et compétentes !
