4 étapes pour lancer un appel à projets avec succès

Un appel à projets (AAP), appel à candidatures (AAC) ou appel à manifestation d’intérêt (AMI), est un mécanisme mis en place par un organisme pour l’attribution d’une subvention, d’un prix, d’une place dans un programme, ou simplement d’une collaboration.

C’est un outil notamment extrêmement puissant pour réussir à sélectionner le bon acteur pour un projet ou un programme exigeant et innovant.

Savoir bien répondre à un appel à projets ne signifie pas nécessairement de savoir comment organiser son propre appel à projets.

C’est pour cela que nous vous présentons 4 grandes étapes pour réussir cet exercice !

Cadrer son appel à projets

Le premier conseil que nous pourrions vous donner est de considérer votre appel comme un projet en soi. Organiser un AAP revient au final à faire de la gestion de projets. La première étape est alors naturellement de cadrer celui-ci !

Vous devrez donc définir le périmètre et répondre de la manière la plus précise possible à ces quelques questions :

• Mon projet est il bien défini ?
• Est ce que toutes les ressources sont mises à disposition des futurs candidats ?
• Quelles sont les grandes étapes ?
• Quelles sont les dates butoir ?
• Qui sont les collaborateurs en charge de l’évaluation ?
• Comment les candidats vont ils postuler ?
• Comment communiquer avec eux ?

Pensez à toujours vous munir de plans B, car en gestion de projet, rien ne se passe jamais comme prévu ! Le temps engagé au début pour bien poser les bases n’est pas à prendre à la légère. Un appel à projets bien cadré a 99% de chance de se passer comme convenu !

Elaborer la stratégie de l’appel à projets

Dans toutes les étapes de l’appel à projets il est impératif de garder une chose en tête : vous n’êtes pas seul. Utilisez toutes les ressources que vous avez en interne pour placer vos pions au bon endroit.

Pour élaborer la stratégie de communication, n’hésitez pas à faire appel à vos commerciaux ou à votre marketing, ils seront d’une précieuse aide de par leur expérience métier, si vous avez la chance d’en avoir dans votre structure.

C’est à cette étape que vous allez décider du ton à employer, des canaux de diffusion à utiliser et des outils dont vous allez avoir besoin…

La rédaction, pierre angulaire d’un bon appel à projets

La rédaction est sans doute le facteur de succès le plus important de votre appel à projets. Une bonne candidature est une candidature qui comprend tous les enjeux du projet dans sa globalité : à vous de bien diriger vos candidats !

Si vous donnez des informations partielles à vos futurs candidats, leurs réponses seront probablement partielles et vous passerez à côté de votre objectif. Pour cela voici les informations qu’il faut absolument inclure dans votre dossier :

• L’introduction. Vous devez présenter en premier lieu le “haut niveau” de la raison de votre appel à projets. Pour cela votre introduction se doit de présenter la vision et les valeurs portées par votre appel à projets. C’est absolument essentiel pour travailler avec des acteurs qui seront en phase avec vos décisions stratégiques
• La présentation de votre structure : ses membres, les actions menées. En annexe, statut de votre structure, composition de ses instances… l’idée ici de vraiment être transparent sur la gouvernance de votre entreprise. En effet cela jouera sur les réponses opérationnelles apportées par vos candidats.
• Le calendrier détaillé. Soyez les plus clair possible sur le différents jalons qui donneront le rythme de l’appel à projets : que vos candidats ne ratent pas la date de clôture, et qu’ils postulent le plus tôt possible pour avoir plus de temps d’évaluation.
• Le budget alloué aux candidats une fois qu’ils sont sélectionnés, si applicable.

Organiser votre processus d’évaluation

Afin de pouvoir sélectionner de la manière la plus saine et organisée possible, votre processus d’évaluation doit être pensé au préalable. Posez vous alors les questions de ce que vous souhaitez tirer de vos candidats.

Essayez au maximum de prévoir des questions fermées afin qu’aucune zone ne soit grise.

Chaque critère doit pouvoir être objectif : laissez les évaluateurs commenter pourquoi ils ont mis telle ou telle note, ceci sera la place de la subjectivité – mais la note en elle même doit donner un vrai score. Procéder de cette manière vous permettra non seulement de mieux choisir vos candidats mais aussi de gagner du temps d’évaluation en facilitant le travail de filtration des candidatures.

Choisissez si vous évaluez en plusieurs étapes : avez vous des évaluateurs avec des profils différents ? Faites vous un pré-filtrage interne, avant d’inviter un jury externe, peut-être même un peu prestigieux ?

Automatisez tout ça !

Selecteev pourra vous permettre d’éliminer toutes les candidatures qui ont mal répondu à un critère objectif éliminatoire. Nos utilisateurs économisent presque la moitié de leur temps d’évaluation grâce à cela !

Vous pourrez aussi définir vos propres critères d’évaluation pondérés, ainsi que s’il l’évaluation doit se faire en plusieurs étapes ou non.

De la conception à l’analyse, n’hésitez pas à tester la plateforme Selecteev afin d’être dans les meilleures conditions pour dénicher les petites pépites de demain 😉 !

Contactez-nous si vous souhaitez plus d’informations ou pour discuter de votre cas d’usage !