Comment organiser un appel à projets efficacement ?

L’organisation d’un appel à projets ou à candidatures demande une certaine discipline et les bons outils : Il faut connaître ses compétences, son budget, et se poser les bonnes questions.

Quatre étapes importantes

La structuration d’un appel à projets ou à candidatures passe par quatre étapes distinctes aussi importantes les unes que les autres.

1. Préparation et communication
2. Réception des candidatures
3. Evaluation
4. Traitement et archivage

1. Enjeux d’une bonne préparation

Avant de vous lancer à corps perdu dans la création de votre formulaire sur le premier outil venu, il faut vous poser quelques questions :

• Définir la capacité technique et le budget de votre équipe

Votre équipe peut avoir des compétences techniques qui lui permet de mettre en place des outils qui ne sont pas nécessairement dédiés à la gestion d’appels à projets, notamment des outils de formulaires “normaux” qui sont la plupart du temps gratuits. Cela peut s’apparenter à du bricolage, mais ça peut fonctionner pour les petits appels à projets.

Si votre équipe n’a pas les compétences ou le temps de le faire, ou que votre appel à candidatures est conséquents : tournez-vous vers un outil dédié qui vous fera alors gagner en rapidité et en efficacité

• Connaître vos candidats : personnes, projets ou structures ?

Vos candidats doivent-ils pouvoir se passer la candidature entre eux parce qu’ils postulent à plusieurs ? C’est une connaissance cruciale à avoir avant de choisir votre outil de gestion d’appels à projets.

• Poser les bonnes questions fermées : de quoi aurez vous besoin pour trier ou filtrer ? 

Réfléchissez en amont aux questions que vous allez poser en fonction de vos critères de tri : y a-t-il des questions éliminatoires ? Devez vous connaître le sexe de la personne qui postule ? Etc.

Savoir poser les bonnes questions fermées vous permettra de trier vos candidats aussi bien sur Excel que dans un outil de gestion d’appels à projets. Dès que vous pouvez, privilégiez une question fermée à une question ouverte.

• Définir une récurrence : one-shot, plusieurs fois par an ou non, etc.

Si c’est la première fois que vous organisez un appel à projets, ce n’est pas toujours facile de répondre à cette question. Mais si l’année suivante vous n’avez aucun moyen de capitaliser sur votre travail précédent et devez tout recommencer de zéro, vous vous en mordrez les doigts.

Choisissez un outil qui vous permet de dupliquer vos appels au fil du temps sans effort.

• Stratégie de continuité : comment faire si le chef de projet s’en va ?

Même si vous-êtes le chef de projet aujourd’hui, vous n’êtes pas à l’abri d’un départ en vacances, d’une maladie (on ne vous le souhaite pas) ou autre. Ou que cela arrive à quelqu’un de votre équipe.

Mettez en place tout ce qu’il faut pour que plusieurs personnes puissent gérer et qu’il n’y ait pas un seul point de défaillance.

2. Expérience de candidature

Vos candidats sont votre plus grosse force : n’en perdez pas !

• Facilitez leur travail

Beaucoup d’outils de dépôt de candidatures demandent une inscription, pour pouvoir par la suite envoyer des newsletters ou proposer d’autres appels auxquels postuler.

Une étape d’inscription fait perdre en moyenne 35% des candidats qui auraient pu postuler à votre appel à projets.

• Laissez leur le temps

Vos candidats doivent pouvoir déposer leur candidature sur plusieurs jours, voire semaines si nécessaire. L’outil que vous choisissez pour cela est crucial, et Selecteev prend bien cet aspect en compte.

• Longueur du formulaire

Ce n’est pas toujours une variable facile à modifier, mais comme dans toute communication, la sobriété reste reine. Vérifiez que vos questions demandent strictement ce dont vous avez besoin pour évaluer les candidats.

3. Expérience d’évaluation

Bien évaluer des candidats n’est pas facile : si en plus l’outil choisi complique la tâche, on va droit dans le pétrin.

Les possibilités pour organiser une évaluation de candidat sont multiples : Feuille excel envoyée par mail, PDF attaché et écrit du ressenti par mail, partage de fichiers sur un Drive…

Autant de méthodes qui ne fonctionnent qu’à petite échelle. S’il faut coordonner plus de 3 personnes, ou qu’il y a plus de 5 questions d’évaluation, toutes ces méthodes peuvent être remplacées par des outils qui vous diviseront le temps nécessaire par 10.

Les bonnes questions à se poser :

• Quelles sont les compétences et le temps disponible de mes évaluateurs ? Si l’un de vos évaluateurs est le patron d’une entreprise du CAC40, il ou elle aura sûrement peu de temps à consacrer et l’outil choisi devra être le plus efficace possible.
• Comment envoyer les bons candidats au bon évaluateur ? Les évaluateurs peuvent avoir des spécialités ou des compétences spécifiques pour évaluer sur certains critères.
• Y a-t-il des phases d’évaluation ? Si oui, comment faire progresser mes candidats dans mon tunnel d’évaluation, poser les bonnes questions à chaque étape, et avoir des évaluateurs différents ?
• Quelle sécurité ? Mes évaluateurs sont-ils tous internes ? Ou y a-t-il des externes à qui je dois cacher certaines données personnelles des candidats ?

Selecteev permet de répondre à tous ces critères sans se poser de question : toutes ces problématiques ont été réfléchies et prises en compte dès la conception de l’outil.

4. Suivi, traitement et archivage

• Suivi de votre communication

Lorsque votre appel à candidatures est en cours, vous avez besoin de savoir si votre communication fonctionne correctement. Les candidats qui postulent sont-ils ceux que vous attendiez ?

Pour les appels à candidatures internes, c’est plus simple. En général, il n’y a pas de grandes surprises. Mais pour les appels où des gens externes peuvent postuler, le suivi de votre communication est clé. Il faut donc choisir un outil permettant de suivre d’un coup d’oeil si vos efforts paient.

• Maintien de votre image de marque

Un candidat, même refusé, doit recevoir un message de votre part pour maintenir une image professionnelle de votre structure. Il n’y a rien de pire que de n’avoir aucune nouvelle !

Dans le cadre ou vous gérez vous mêmes les candidatures sur une feuille excel, c’est très simple d’oublier !
Choisissez un outil qui le fera automatiquement pour vous, et votre image de marque sera préservée au fur et à mesure de vos appels à candidatures.

• Automatisez !

Si vous avez beaucoup de candidats, il devient nécessaire de pouvoir automatiser certaines actions : refuser les candidats qui ont des réponses éliminatoires, ou les tagger s’ils ont répondu certaines choses pour pouvoir les trier plus rapidement.

Si vous êtes dans ce cas de figure, choisissez un outil qui vous permet de mettre des automatisations en place.

• Archivage des données

Une fois votre appel à projet fini, si vos échanges se sont faits par mail via des fichiers joints, il peut être compliqué de retrouver les évaluations des années précédentes pour construire sur votre intelligence collective.

Faites en sorte d’avoir une possibilité d‘export de données clair et récupérable à tout moment.

• Duplication et récurrence

Les années ou les saisons suivantes, il y a de fortes chances que votre appel à projets, s’il a bien fonctionné, réouvre.

Il peut alors devenir nécessaire de devoir dupliquer vos appels à candidatures sans repartir de zéro à chaque fois. Cela peut même arriver si vous lancez plusieurs appels à projets en parallèle, qui peuvent avoir certaines similitudes et qui vous feraient perdre du temps si vous deviez les recréer à chaque fois.

Selecteev répond à toutes ces questions

Nous avons construit Selecteev en prenant en compte depuis le début toutes les questions que nous avons abordées dans cet article. Notre équipe participe à l’organisation d’appels à candidatures depuis plus de 10 ans, et son expérience a permis de créer l’outil optimal, répondant à la grande majorité des cas de figure.

Contactez-nous si vous souhaitez plus d’informations ou pour discuter de votre cas d’usage !